Grundsätzlich können wir mit einer Vielzahl von Vorlagen arbeiten. Jedoch je nach Art der Vorlage sind eventuell mehr oder weniger aufwändige Vorarbeiten notwendig. Diese Vorlagen müssen für unsere Maschinen und Weiterverarbeitung brauchbar werden. Grundsätzlich bevorzugen wir Vorlagen in elektronischer Version, Officevorlagen, Faxe, ausgedruckte Daten sind eher ungünstig und bedürfen der Nachbearbeitung.

Für eine schnelle Verarbeitung sind meist Vektordateien notwendig. Vektorgrafiken können ohne großen Aufwand in Gravurpfade umgewandelt werden können. Bild- und / oder Fotoformate (technisch als Bitmap bezeichnet), wie JPG, PNG, TIFF, PSD sind oft unzureichend, da diese sehr oft nicht oder nur ungenügend in Gravurpfade umgewandelt werden können. Sollten Sie nur diese Daten zur Verfügung haben, dann ist eine Umwandlung in Vektordaten notwendig. Dies ist ein zeitaufwändiger Prozess, welcher sehr viel Handarbeit nach sich zieht. Je größer die Datei und je besser aufgelöst diese ist, um so besser ist das mögliche Ergebnis. Außerdem können aus Fotos keine technische Daten ermittelt werden, wie zum Beispiel Abmessungen.

Einzig für die Bedruckung von Schildern sind auch Fotos zur Verwendung möglich.

Zu den üblichen Vektorformaten gehören die derzeit gängigen CAD-Formate, wie zum Beispiel DWG, DXF oder das Dateiformat aus Corel Draw (CDR). Ebenso können Daten aus dem Programm Adobe Illustrator (AI) genutzt werden.  Die meisten Vektorprogramm ermöglichen den Export in das PDF-Format (ideal wäre ISO-Standardformat 1.4 oder 1.5). Die Datei muss jedoch eine Vektordatei sein, eine Bilddatei bleibt auch nach einem Export als PDF oder EPS eine Bitmapdatei.